VĂN BẢN HÓA TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÍ

Tôi đi làm nhiều năm nên có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lí con người. Trong công tác quản lí con người thì việc văn bản hóa là vô cùng cần thiết.

Ở một công ty sản xuất bo mạch mỗi người chịu trách nhiệm đứng một máy cắm linh kiện, vào một ngày đã xảy ra sự cố như thế này: Anh chàng đứng máy thấy cứ vài phút là máy lại báo linh kiện bị lệch, dừng máy lại kiểm tra anh ta không phát hiện ra nghi vấn gì nên cho máy chạy tiếp. Ngày hôm đó máy báo lỗi lệch linh kiện đến gần 200 lần, vậy mà anh ta vẫn bấm cho đi. Sau khi lô hàng đó tới tay khách hàng, khách hàng phát hiện ra linh kiện bị lệch nên đã trả lô hàng lại cho công ty. Một cuộc điều tra gấp gút được tiến hành, và phát hiện nguyên nhân là do người đứng máy không phân biệt được hướng của linh kiện mới nên cho qua. Ban giám đốc gọi anh chàng đứng máy lên và hỏi rằng: Tại sao khi xảy ra sự cố nhiều lần như vậy mà anh không báo cấp trên? Anh chàng đứng máy trả lời rất tự nhiên: Có ai qui định khi xảy ra sự cố nhiều lần phải báo cấp trên đâu mà tôi báo? Ban giám đốc nhìn nhau rồi lại nhìn anh ta mà không nói lên lời. Sau vụ “tai nạn” đó, ban giám đốc đã làm một qui định bằng văn bản rồi dán ở máy cắm linh kiện.

Trên đây chỉ là một ví dụ trong hàng ngàn ví dụ mà tôi gặp trong quá trình làm việc. Quản lí con người rất phức tạp. Nhiều hạng mục cần chúng ta phải đưa ra những qui định rõ ràng, bên cạnh đó, nếu nói bằng miệng thông tin sẽ không chính xác, sẽ quên mất, chính vì vậy chúng ta phải văn bản hóa hết. Người nào làm chủ mà không biết văn bản hóa trong công tác quản lí thì sự nghiệp làm giàu chỉ dừng ở mức độ mưu sinh. Bạn trẻ nào muốn chấn chỉnh bản thân, muốn bước vào con đường lập nghiệp thì phải rèn luyện kĩ năng văn bản hóa những công việc mình đang làm.

Hồi còn đi học mỗi khi bước vào năm học mới cha tôi lại bắt chúng tôi lập ra một thời khóa biểu. Cứ ngày qua ngày chúng tôi nhìn vào thời khóa biểu đó mà thực hiện, còn ông thì dễ quản lí chúng tôi. Ngày hôm nay chúng tôi làm gì, và sẽ làm gì vào ngày mai ông đều biết hết. Chính vì vậy, chúng tôi không thể qua mặt ông dù chỉ một giây phút. Nhờ vậy mà bao năm liền chúng tôi đều học tập rất tốt. Ông đã mất, và tôi cũng đã rời xa mái trường, thế nhưng bao năm qua tôi vẫn giữ thói quen ấy. Trong phòng làm việc của tôi bao giờ cũng treo một lịch làm việc: Hôm nay tôi phải dậy mấy giờ, tập thể dục mấy tiếng (tập những cái gì, bao nhiêu động tác …), rồi làm cái gì nữa … Khi có những qui định lập ra cho riêng mình, tôi cảm thấy mỗi ngày trôi qua thật sự có ích. Nhiều người cứ hỏi làm sao tôi lại có thể làm được nhiều việc đến như vậy, tôi cười và nói rằng đơn giản là tôi biết sắp xếp thời gian mà thôi.

Ngày hôm qua tôi mới hướng dẫn một anh chàng chân ướt chân ráo bước vào kinh doanh, tôi bắt anh ta làm những việc từ rất nhỏ như đóng khung khẩu hiệu, soạn những qui định, đến viết những bài giảng huấn luyện nhân viên mới … Muốn làm được nhiều việc và làm ở tầm vĩ mô, người quản lí phải có kĩ năng soạn văn bản. Chúng ta không thể nói với hàng trăm người, hàng ngàn người hoặc nhiều hơn thế nữa một lúc. Chúng ta cũng không thể mỗi ngày cứ gửi mail trả lời bao nhiêu người với cùng một nội dung câu hỏi. Muốn làm việc nhanh và hiệu quả phải biết viết, soạn thảo, hoạch định, lên kế hoạch, lập dự án …

Nhiều bạn trẻ sau khi đọc xong những bài viết của tôi ngó qua ngó lại bảo kiến thức làm giàu ở đâu vậy, sao tôi không tìm thấy … Có hai ý để trả lời các bạn:

1. Tôi không thể viết một cuốn sách chỉ cách làm giàu cho tất cả mọi người vì mỗi người đều có năng lực riêng, hoàn cảnh riêng … Phương pháp làm giàu phải phù hợp với năng lực và hoàn cảnh của từng người. Tôi chỉ có thể viết một cuốn sách với những kiến thức chung, chỉ cho các bạn cách suy nghĩ và hành động để đạt được mục đích. Nếu như bạn là người thật sự muốn làm giàu bạn sẽ có những câu hỏi riêng cho tôi, và lúc đó tôi cũng sẽ có những câu trả lời riêng cho bạn. Nhưng cũng xin nói cho các bạn ham muốn làm giàu biết rằng, không phải ai cũng có đủ nghị lực và phẩm chất làm giàu, chính vì vậy không phải ai tôi cũng chỉ.

2. Các bạn cứ nghĩ rằng làm giàu là một việc làm gì đó thật ghê gớm. Làm giàu nếu hiểu ở phạm vi hẹp là kiếm tiền, song nếu hiểu rộng ra tức là làm cho cuộc sống của mình ngày càng tốt đẹp hơn. Chỉ cần ứng dụng một trong số bài viết hay của tôi vào cuộc sống bạn sẽ thấy cuộc đời bạn thay đổi khác hẳn. Bạn không tin ư? Hãy thử áp dụng bài viết này vào cuộc sống ngay ngày hôm nay xem sao. Ví dụ, trước khi đi siêu thị hãy ghi ra tờ giấy những gì cần mua, bạn sẽ thấy bạn chỉ mất vài phút để vào và ra khỏi siêu thị. Hay dán hình hạt tiêu vào cái lọ tiêu để qui định lọ này sẽ đựng tiêu …, bạn sẽ thấy cuộc sống của bạn đang đổi thay từng ngày. Làm giàu trước tiên phải bắt đầu từ việc thay đổi bản thân, hoàn cảnh sống!

Chat Master (Anastar)