Viết email hiệu quả trong công việc

Chào các bạn,

Ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của internet và công nghệ thông tin, chúng ta sử dụng email ngày càng phổ biến trong mọi việc như thư thăm hỏi, thư tìm việc, thư trao đổi trong công việc, thư giao dịch với khách hàng… Vấn đề là, vì email rất giản tiện và nhanh chóng, rất nhiều người thường không quan tâm đến việc viết một email cho tử tế, và do đó có thể làm cho người nhận hiểu lầm và bực mình vì lá thư, hoặc định giá thấp về kỹ năng truyền thông của người gửi. Vì thế, chúng ta cần quan tâm đến kỹ năng sử dụng email hiệu quả cho công việc của mình. Dưới đây là vài điều cơ bản tôi muốn chia sẻ với các bạn về kỹ năng này.

1. SUBJECT (CHỦ ĐỀ)

Một trong các lỗi thường gặp là email thiếu chủ đề hoặc chủ đề không liên quan đến nội dung. Điều này dễ gây thiếu thiện cảm cho người nhận trong giao dịch công việc nghiêm chỉnh. Chủ đề của một email thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp công việc. Đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được trước khi click vào để mở email. Nhờ đó, nó có thể giúp công việc được tiến hành nhanh chóng hơn. Người nhận email sẽ nắm rõ được nội dung cần trao đổi, đồng thời dễ dàng phân loại email, sau này cần tìm lại cũng dễ dàng hơn.

Chủ đề của email phải rõ ràng, và nêu rõ chủ đề chính của thông điệp muốn truyền tải của email đó. Ví dụ:

Rõ ràng: V/v Xin ý kiến tư vấn ý tưởng khởi nghiệp Kinh doanh gia vị

Không rõ ràng: Xin ý kiến tư vấn

Ngoài ra, bạn cũng nên tránh gửi những email có chủ đề theo kiểu chung chung như: Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,…

Nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email đó, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Chủ đề email. Ví dụ:

[Quan trọng] Xin ý kiến tư vấn ý tưởng khởi nghiệp Kinh doanh gia vị

Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.

2. CHỈ SỬ DỤNG FILE ĐÍNH KÈM (ATTACHMENT) KHI CẦN THIẾT

E-mail có thể trình bày theo 2 hình thức:

+ Inline text;

+ Attachment.

Inline text là phần văn bản được viết trong phần nội dung E-mail. Attachment là một file từ máy tính (có thể là một file văn bản word hay một file ảnh) được đính kèm khi gửi E-mail.

Với inline text, người nhận có thể đọc được phần nội dung này ngay lập tức khi mở E-mail nhưng với attachment, họ phải download file đính kèm, chạy file này theo đúng chương trình (chẳng hạn như word hay PaintShop) thì mới đọc được nội dung.

Có một số điều cần lưu ý với các file đính kèm (attachment) đó là:

+ Người nhận E-mail có thể không có chương trình để chạy file đính kèm;

+ File đính kèm có thể chứa virus;

+ Nhiều file đính kèm mất rất nhiều thời gian để download.

Nhiều người cũng không thích nhận E-mail dưới dạng attachment vì vậy tốt hơn hết bạn nên gửi E-mail dưới dạng inline text. Bạn chỉ nên sử dụng E-mail dạng attachment khi không thể gửi thông tin dưới dạng inline text và chắc chắn rằng người nhận có thể mở được file đính kèm trong E-mail.

Một lưu ý nữa là khi có file đính kèm, email của bạn phải có “Subject” (“Chủ đề” của email), và viết vài dòng rõ ràng là bạn đang đính kèm cái gì, để người nhận biết đó là chính bạn gửi chứ không phải là virus sẽ khiến họ không mở thư mà xóa đi ngay.

Ngoài ra, lưu ý không nên đặt tên file đính kèm bằng tiếng Việt có dấu. Điều này có thể gây khó khăn cho người nhận bởi một số máy tính không thể mở được nội dung file được đặt tên bằng tiếng Việt có dấu.

3. ĐẶT TÊN ĐỊA CHỈ EMAIL

Tên email bạn dùng cũng rất quan trọng bởi nó giúp bạn gây ấn tượng ban đầu cho người nhận và giúp họ biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Ngoài ra, nó cũng thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn trong công việc.

Cấu trúc đặt tên email cơ bản như sau:

+ Nếu đang làm việc cho một cơ quan nào đó, bạn hãy sử dụng đuôi email của tổ chức đó để tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp, ví dụ như: @anastar.vn…

+ Nếu bạn tạo một email cho bản thân mình thì hãy dùng chính tên của mình, hoặc tên kèm theo cơ quan, trường học, biệt danh, năm sinh… để người nhận dễ dàng nhận biết được người gửi là ai, ví dụ như: anastar1512@yahoo.com...

+ Tránh dùng những tên email theo phong cách vui đùa, hay theo sở thích cá nhân, trẻ con như: “babyboy@...” hay “co_gai_mong_mo@...”… để dùng cho công việc hay trao đổi thư từ với thầy cô, đối tác… sẽ dễ gây mất thiện cảm ban đầu với người nhận.

4. CÁCH TRÌNH BÀY EMAIL

Mỗi email nên được viết gọn gàng, đầy đủ cho dù nội dung thư chỉ gồm một dòng chữ.

Theo lối viết thư truyền thống, thông thường một email bao gồm 4 phần:

+ Lời chào mở đầu;

+ Nội dung chính;

+ Câu chào cuối cùng;

+ Ký tên.

Ví dụ:

Chào anh/chị [tên],

Em gửi anh/chị bài “Những thói quen giúp bạn trở thành người dễ mến” em vừa viết xong. Anh/Chị xem lại và góp ý cho em nhé.

Chúc anh/chị một ngày vui!

Em [tên]

Hình thức viết như trên tạo cảm giác lịch sự. Các email không viết gì, hoặc chỉ viết một vài chữ, như “Bài viết Những thói quen giúp bạn trở thành người dễ mến đây” có thể đọc nghe thiếu lịch sự và khô khan, làm người nhận cụt hứng.

Một số lưu ý thêm:

a) Về phần lời chào mở đầu và kết thúc

Bạn nên chú ý xem người nhận email là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Một email có cả lời chào mở đầu và kết thúc thể hiện thái độ lịch sự và thân thiện đối với người gửi, từ đó dễ gây thiện cảm và tạo hiệu quả truyền thông tốt hơn.

Dưới đây là một số ví dụ về lời chào mở đầu và kết thúc của một email để bạn tham khảo:

Lời chào thư:

Dear Professor Smith,

Hello Ms. Nguyen,

Hi Hang,

Hello everyone,

Chào Hằng,

Kính gửi ngài John,

Em chào anh,

Lời kết thúc thư:

Best regards,

With regards,

Sincerely,

Trân trọng,

Kính thư,

Anh/Chị khỏe nhé,

b) Về phần nội dung chính

Bạn nên phân đoạn thường xuyên để người đọc đỡ nhức mắt khi đọc trên màn hình. Một đoạn nên có nhiều nhất là 5, 7 hàng chữ; 10 dòng là gây nhức mắt rồi. Mỗi đoạn này là một ý để truyền tải suy nghĩ của bạn tốt hơn cũng như giúp người đọc nắm thông tin tốt hơn.

Lưu ý rằng không phải chương trình email nào cũng có thể đọc được quá nhiều chữ cái trên cùng một dòng. Con số lí tưởng cho mỗi dòng email là 64 ký tự chữ cái. Bạn hãy nhấn phím “Enter” để xuống và ngắt dòng một cách hợp lí.

Ngoài ra, bạn cũng nên tránh viết tất cả email bằng chữ viết hoa bởi vì trong tiếng Anh, việc sử dụng quá nhiều chữ cái viết hoa được coi là không lịch sự. Trong E-mail, việc sử dụng chữ in hoa giống như việc bạn hét lên (yelling). Thay vào đó, nếu muốn nhấn mạnh những nội dung/cụm từ quan trọng, bạn hãy sử dụng dấu ngoặc kép hoặc tô đậm, gạch chân những chỗ đó.

c) Về bố cục nội dung thư

Cách trình bày truyền thống gồm có 3 phần: Giới thiệu vấn đề, trình bày vấn đề, và yêu cầu là cách viết hay nhất. Ví dụ:

Chào chị Hằng,

(Giới thiệu): Thứ Bảy tuần này, Trung tâm A có tổ chức buổi Hội thảo “Suy nghĩ hiệu quả” vào lúc 9h00. Không biết chị có rảnh để đi với em không.

(Trình bày): Nghe nói buổi hội thảo sẽ có cô [B] là người chia sẻ chính và hứa hẹn nhiều nội dung bổ ích cho chúng ta. Em gửi theo cả link giới thiệu về buổi hội thảo này để chị tiện tham khảo thêm nhé.

(Yêu cầu): Sáng thứ Bảy này em rảnh, chị đi được cùng em thì nhắn cho em biết với nhé.

Chúc chị một ngày vui,

Em Xuân

d) Các lưu ý khác

+ Bạn nên lưu ý các lỗi chính tả, lỗi cấu trúc câu cũng như việc dùng các biểu tượng cảm xúc trong các email. Đối với các thư nói về việc nghiêm chỉnh, bạn nên tránh dùng từ viết tắt, viết tiếng Việt không dấu hay dùng các biểu tượng cảm xúc.

+ Bạn cũng nên sử dụng các font chữ phổ thông, như: Arial, Tahoma, Times New Roman, Verdana để người nhận thuận tiện hơn khi đọc.

+ Việc ký tên bạn ở cuối E-mail là một việc nên làm vì nó vừa hữu ích vừa thể hiện sự lịch sự. Bạn cũng có thể viết thêm một vài thông tin khác cùng với tên như địa chỉ, điện thoại, số fax, chức danh. Những thông tin như vậy thực sự cần thiết trong công việc. Bạn có thể tạo sẵn chữ kí mẫu để chỉ việc điền chúng vào cuối mỗi E-mail gửi đi. Có một số dịch vụ E-mail cho phép tạo chữ kí tự động, mẫu chữ kí này sẽ tự động xuất hiện ở cuối mỗi E-mail bạn gửi đi.

+ Sau khi viết xong email, bạn nên đọc kỹ lại email để tránh tối đa các sai sót trước khi nhấn gửi đi.

Tóm tại, viết email giỏi rất quan trọng cho bạn, vì:

+ Người nhận hiểu đúng điều bạn muốn truyền tải, về ý nghĩa, mục đích cũng như về cảm xúc, không gây hiểu lầm tai hại, và

+ Bạn dễ nhận được lời mời tham gia hay hợp tác trong công việc với người khác nhờ kỹ năng truyền thông tốt của mình. Nhờ đó, cánh cửa cơ hội trên đường sự nghiệp sẽ rộng mở hơn cho bạn.

Trên đây là một vài điều chia sẻ của tôi về kỹ năng sử dụng email trong công việc. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho các bạn.

Chúc các bạn truyền thông ngày một hiệu quả!

Bảo Cúc (Anastar)